Stanisław Komorowski
Polscy przedsiębiorcy przyzwyczajeni są do możliwości natychmiastowego zweryfikowania za pomocą dostępnego w internecie rejestru przedsiębiorców KRS, tożsamości wspólników lub akcjonariuszy większościowych spółki, zasad jej reprezentacji oraz tego, czy osoba, z którą mają do czynienia jest w rzeczywistości członkiem organu umocowanego do zawarcia umowy. W Stanach Zjednoczonych jest inaczej. Jak?
Dlatego też z brakiem zrozumienia, a nawet pewną dozą podejrzliwości, spotyka się oświadczenie o niemożności dotarcia do ww. informacji o potencjalnym kontrahencie ze Stanów Zjednoczonych.
W istocie, nie istnieje niestety federalny, tj. scentralizowany, rejestr spółek w USA. Spółki zakładane są na mocy prawa poszczególnych stanów, które z kolei prowadzą odpowiednie rejestry, diametralnie różniące się od siebie pod względem zbieranych i udostępnianych informacji.
Powstaje pytanie, jakie informacje o spółkach można uzyskać w rejestrach stanowych oraz jak brak dostępu do kluczowych – z perspektywy prawa polskiego – danych rozwiązany został przez amerykańskie prawo i praktykę obrotu.
JAK JEST W DELAWARE I KALIFORNII
W rejestrze dobrze znanego praktykom stanu Delaware można znaleźć wyłącznie numer identyfikacyjny spółki akcyjnej (C Corporation) oraz spółki z o.o. (Limited Liability Company), adres agenta rejestrowego oraz datę rejestracji podmiotu. Informację o tym, czy spółka jest w obecnej chwili aktywna, uzyskać można dopiero za dodatkową opłatą.
W przypadku spółki akcyjnej odpłatnie zamówić można również coroczny raport. Na jego podstawie można ustalić tożsamość członków organu, który zarządza spółką, czyli rady dyrektorów oraz jednego oficera, tj. osoby wykonującej uchwały rady dyrektorów i reprezentującej na codzień spółkę, np. CEO. Powyższe informacje są aktualne tylko na dzień złożenia raportu. Nie ma gwarancji, że figurujące w rejestrze osoby w dalszym ciągu pełnią dane funkcje, gdyż spółka nie ma obowiązku jego aktualizacji w tym zakresie.
Nieco bardziej zbliżona do rejestru przedsiębiorców KRS jest baza danych prowadzona przez Kalifornijskiego Sekretarza Stanu. Zarejestrowane w Kalifornii spółki – zarówno akcyjne, jak i LLC – mają obowiązek upublicznienia za pomocą tzw. oświadczeń o informacji (Statement of Information) danych osób należących do organów zarządzających spółką, tj. dyrektorów, oficerów, a w przypadku LLC – menedżerów lub zarządzających wspólników. W odróżnieniu od stanu Delaware, istnieje obowiązek aktualizacji danych, brak jest jednak sankcji za niezłożenie zaktualizowanego oświadczenia o informacji. Tak jak w przypadku raportu rocznego z Delaware, nie ma zatem gwarancji, że osoby wymienione w oświadczeniu o informacji w dalszym ciągu pełnią dane stanowiska.
Większość stanów zapewnia możliwość zapoznania się z samą umową spółki akcyjnej (Articles of Incorporation), w przypadku stanu Kalifornia – można ją bezpośrednio ściągnąć ze strony, Delaware wymaga natomiast, by ją odpłatnie zamówić.
BEZCELOWE POSZUKIWANIA
Dostępność umowy spółki akcyjnej nie wpływa na pewność obrotu, gdyż – w przeciwieństwie do umowy polskiej spółki kapitałowej – nie ma w niej określonych zasad reprezentacji. Zakres kompetencji poszczególnych oficerów, a więc osób, które zazwyczaj bezpośrednio negocjują i podpisują umowy, określony jest przez wewnętrzny regulamin spółki (Bylaws) lub uchwały rady dyrektorów. Żaden z tych dokumentów nie jest publicznie dostępny, a w praktyce nie zdarza się, by uczestnik transakcji wystąpił do drugiej strony o ich przedstawienie. Warto jednocześnie zaznaczyć, że część stanów, w tym, np. Delaware, w ogóle nie wymaga składania corocznych raportów przez spółki LLC, w efekcie całkowicie ukrywając tożsamość osób upoważnionych do ich reprezentacji.
W efekcie nie tylko nie sposób ustalić w praktyce, czy podpisująca się jako oficer spółki osoba w rzeczywistości pełni daną funkcję, ale także czy do jej kompetencji, np. jako wiceprezydent, należy w ogóle dokonywanie tego typu czynności prawnych. ?
Co więcej – wszystkie liczące się w biznesie stany zapewniają pełną anonimowość właścicieli zarejestrowanych tam spółek, w związku z czym na próżno szukać o nich informacji w publicznych rejestrach.
AMERYKAŃSKA ALTERNATYWA DLA KRS
Nieprzywiązywanie wagi do rejestrów uzasadnione jest obowiązywaniem, wynikającej z prawa precedensowego i respektowanej we wszystkich stanach, zasady domniemania kompetencji (Apparent Authority). Zasada ta stanowi, że jeżeli okoliczności oraz działania spółki wskazują na to, że dana osoba była uprawniona do jej reprezentowania, czynność prawna dokonana przez tę osobę będzie ważna – nawet pomimo braku rzeczywistego umocowania. Warto zaznaczyć, że ta zasada ma zastosowanie zarówno w kontekście kompetencji oficerów osób prawnych, jak i osób podających się za pełnomocników.
Przykładem zastosowania zasady domniemania kompetencji będzie sytuacja, w której osoba została przedstawiona przez jednego z akcjonariuszy jako pełnomocnik oddelegowany do wynegocjowania i podpisania umowy. Spółka nie będzie mogła później podnieść nieważności umowy, ze względu na brak odpowiedniego pełnomocnictwa. To samo tyczy się osób, które – pomimo braku podstaw, lecz za przyzwoleniem rady dyrektorów – przedstawiają się jako oficer spółki lub używają jej adresu e-mailowego. Również fakt występowania osoby w opisanych powyżej rejestrach publicznych, nawet w przypadku zdezaktualizowania się opisanych w nich danych, będzie moim zdaniem podstawą do zastosowania konstrukcji domniemania kompetencji. Prawo precedensowe wskazuje również, że sama obecność adwokata drugiej strony przy zamykaniu transakcji jest okolicznością pozwalającą na zastosowanie przez sąd domniemania kompetencji – jeżeli osoba, która podpisała umowę nie była do tego upoważniona.
Dodatkowo, ustawodawcy większości stanów – w tym Delaware i Kalifornii – wprost wprowadzili do prawa stanowionego uzupełniającą zasadę, według której ograniczenia wynikające z wewnętrznych dokumentów spółki nie mogą być podnoszone wobec osób trzecich (np. Sekcja 208(b) Kalifornijskiego Kodeksu Spółek czy Sekcja 124 Głównego Prawa Spółek Delaware). W ten sposób obalona została archaiczna zasada ultra vires pozwalająca spółkom uchylić się od zobowiązań wykraczających poza ich statutowy cel.
—Stanisław Komorowski adwokat w stanie Nowy Jork Komorowski Law Firm PLLC